Externaliser la formation pour mieux piloter votre plan de développement des compétences
La gestion administrative de la formation mobilise au quotidien de nombreuses tâches : recueil et consolidation des besoins, inscriptions, convocations, coordination avec les organismes, recherche de financements, facturation, suivi des données et règlement des factures des organismes de formation.
Externaliser la formation consiste à confier tout ou partie de cette gestion opérationnelle à une équipe spécialisée, afin de permettre aux équipes RH et Formation de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée : définition des priorités, accompagnement des métiers, développement des compétences et pilotage de la stratégie Learning.
Alixio Group accompagne les directions RH et Formation avec un dispositif dimensionné selon leurs besoins, de la prise en charge de certaines opérations jusqu’à la gestion complète du plan de développement des compétences.
Que pouvez-vous externaliser ?
L’accompagnement peut couvrir différentes étapes du plan de développement des compétences.
Construire et chiffrer le plan
Nous pouvons accompagner le recensement des besoins, leur consolidation, le chiffrage du plan et la construction de différents scénarios.
L’objectif : disposer plus rapidement d’une vision exploitable pour arbitrer et préparer le déploiement.
Déployer les formations au quotidien
Nos équipes prennent en charge les opérations nécessaires à la mise en œuvre du plan :
- inscriptions et convocations ;
- planification des sessions ;
- coordination avec les organismes de formation ;
- suivi administratif et logistique ;
- gestion des dossiers et de la facturation ;
- suivi des réalisations et reporting.
Optimiser les financements
L’externalisation peut également intégrer l’ingénierie financière de la formation : identification des possibilités de financement, constitution et suivi des dossiers et optimisation des prises en charge mobilisables.
Sourcer et piloter les organismes de formation
La gestion des fournisseurs peut représenter une charge importante lorsque les organismes et les actions se multiplient. Nous pouvons intervenir sur le sourcing, les consultations, la sélection des prestataires, la négociation tarifaire, la contractualisation, le suivi des achats et la rationalisation du panel fournisseurs.
Centraliser vos achats auprès d’un fournisseur unique
Alixio Group peut également devenir votre interlocuteur et fournisseur unique pour vos achats de formation. Nous centralisons alors le sourcing des organismes, la négociation des conditions tarifaires et la gestion de la facturation, afin de simplifier les relations avec les prestataires et de mieux maîtriser les dépenses. Cette approche permet de travailler simultanément sur la qualité des prestations, l’optimisation des coûts et la simplification de la gestion administrative, tout en pouvant intégrer un dispositif de subrogation permettant à Alixio Group de régler les factures de formation pour le compte de ses clients.
Outiller et fiabiliser le pilotage
L’externalisation peut s’appuyer sur vos outils existants ou accompagner l’intégration de solutions de gestion de la formation.
L’enjeu est de disposer de données fiables sur le déploiement du plan, les budgets, les fournisseurs et les actions réalisées afin de faciliter les décisions de la fonction Formation.
Des accompagnements adaptés aux dispositifs spécifiques
Au-delà de la gestion courante du plan de développement des compétences, Alixio Group peut prendre en charge des dispositifs qui nécessitent une organisation dédiée, notamment les campagnes d’alternance et les formations déployées dans le cadre d’un PSE ou d’un plan collectif.
Campagnes d’alternance
Nous pouvons accompagner tout ou partie du déploiement de vos campagnes d’alternance : coordination des besoins et des recrutements, relations avec les écoles et organismes de formation, gestion administrative des contrats, optimisation des financements et négociation du reste à charge, suivi des échéances, ainsi que reporting.
L’objectif est de réduire la charge opérationnelle des équipes RH tout en leur permettant de conserver le pilotage de leur politique d’alternance.
Formations dans le cadre d’un PSE ou d’un plan collectif
Dans un contexte de réorganisation, Alixio Group peut prendre en charge la gestion des formations destinées à accompagner les salariés dans leur repositionnement ou leur reconversion : traitement des demandes, sourcing des organismes, devis, inscriptions, suivi administratif, financements, facturation et reporting.
Cette organisation permet de traiter un volume important de demandes dans des délais contraints et de garantir la traçabilité du dispositif.
De la gestion à l’optimisation du dispositif
L’intérêt de l’externalisation ne se limite pas au temps administratif économisé.
La centralisation des opérations permet également de mieux observer les pratiques : multiplication des fournisseurs, écarts de prix, processus trop complexes, données incomplètes ou difficultés de suivi.
L’accompagnement peut alors servir à formaliser les processus, rationaliser les achats, fiabiliser les données et améliorer la performance du dispositif de formation.
Comment mettre en place l’externalisation de la formation ?
Analyser
Cartographier le plan, les volumes, les outils, les fournisseurs, les processus et les ressources mobilisées.
Cadrer
Définir précisément les activités externalisées, les responsabilités et les niveaux de service attendus.
Déployer
Organiser les équipes, les flux, les outils et les relations avec les organismes de formation.
Piloter et optimiser
Suivre l’activité, les coûts, la qualité et les indicateurs afin de faire évoluer le dispositif dans la durée.
Libérez vos équipes de la gestion, sans perdre le pilotage
Vous souhaitez externaliser tout ou partie de votre plan de formation, rationaliser vos fournisseurs ou fiabiliser son déploiement ?
Alixio Group construit avec vous un dispositif adapté à votre organisation et peut prendre en charge l’ensemble de la chaîne administrative : gestion des dossiers, relations avec les organismes, facturation et, selon le dispositif retenu, gestion des paiements par mandat ou mécanisme de subrogation.
Cette prise en charge permet de centraliser les flux administratifs et financiers et de réduire la charge opérationnelle de vos équipes, afin qu’elles puissent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée : accompagnement des managers, développement des compétences et gestion des talents.
Des résultats concrets sur le terrain
Décharger une équipe Formation d’un volume important de gestion : pour un acteur du prêt-à-porter, les équipes ont pris en charge l’administration de 5 000 départs en formation par an, avant d’étendre le dispositif à la gestion des contrats d’alternance.
Fiabiliser et optimiser un processus administratif complexe : pour une entreprise industrielle, 4 500 factures ont été traitées en huit mois, avec des délais de paiement divisés par trois et 50 000 € d’économies directes.
Renforcer directement les capacités d’une équipe Formation : pour une entreprise publique ferroviaire, des responsables de compte ont été intégrés au dispositif client. Les volumes gérés ont dépassé de 30 % les standards historiques, avec des indicateurs de performance supérieurs de 12 % aux exigences fixées.
FAQ – Externaliser la formation
Peut-on externaliser seulement une partie de la gestion de la formation ?
Oui. L’externalisation peut concerner une activité précise (administration, achats, financement, gestion des fournisseurs ou déploiement) ou couvrir une part beaucoup plus large du plan de développement des compétences. Le périmètre est défini en fonction de votre organisation, de vos ressources internes et du niveau de délégation recherché.
Peut-on conserver la stratégie Formation en interne ?
Oui. L’entreprise peut conserver la définition de sa politique Learning, ses priorités, ses arbitrages et la relation avec les métiers tout en externalisant l’exécution opérationnelle.
Alixio Group peut alors prendre en charge les inscriptions, la coordination des organismes, la gestion administrative, les financements, la facturation, le reporting ou encore le pilotage des fournisseurs. Les équipes internes restent ainsi concentrées sur la stratégie, le développement des compétences et l’accompagnement des métiers.
Peut-on externaliser la gestion d’une campagne d’alternance ?
Oui. Une campagne d’alternance implique de coordonner de nombreux acteurs et opérations : métiers, candidats, écoles, organismes de formation, contrats, financements et échéances administratives.
Alixio Group peut prendre en charge tout ou partie de ce processus afin de sécuriser le déploiement de la campagne, fluidifier les échanges et réduire la charge administrative des équipes RH, tout en leur permettant de conserver le pilotage des besoins et des recrutements.
Pouvez-vous gérer les formations prévues dans le cadre d’un PSE ?
Oui. Dans le cadre d’un PSE ou d’un plan collectif, Alixio Group peut prendre en charge la gestion opérationnelle des demandes de formation des salariés : recherche d’organismes, devis, inscriptions, dossiers administratifs, relations avec les prestataires, suivi des financements, facturation, paiements selon le dispositif et reporting.
Cette organisation permet notamment de traiter un volume important de demandes dans des délais contraints et de garantir la traçabilité des actions engagées.
L’externalisation peut-elle aussi couvrir les achats de formation ?
Oui. Alixio Group peut intervenir sur le sourcing des organismes, les consultations, la sélection des prestataires, la négociation tarifaire, la contractualisation et le suivi des fournisseurs.
Selon le modèle retenu, nous pouvons également devenir votre interlocuteur et fournisseur unique, en centralisant les achats, la facturation et certains flux de paiement. Cette organisation simplifie la gestion du panel fournisseurs et facilite le pilotage des coûts et de la qualité.
